Служебная проверка

В данной теме предлагаю разобраться в том, что собой представляет служебная проверка и всегда ли она нужна.

Содержание статьи:

1. Управление инцидентами;
2. Может, договоримся?
3. Подготовка;
4. Урегулирование вопросов;
5. Процесс;
6. Распространенные ошибки;
7. Выводы.

Управление инцидентами

Строго говоря, термин «служебная проверка» относится к сфере государственной гражданской службы. Термины «внутренняя проверка», «служебное расследование» и другие подобные нормативно в трудовом или смежном законодательстве не закреплены. Тем не менее, термин активно используется. Формализуем его для унификации понимания и дальнейшего использования, опираясь на соответствующий термин из области государственной гражданской службы.

Под служебной проверкой будем понимать совокупность мероприятий, проводимых представителями работодателя в целях своевременного, всестороннего, полного и объективного изучения произошедших событий, имеющих признаки дисциплинарных проступков, установления лиц, к ним причастных, степени их вины, нанесенного или потенциального ущерба.

Следующим важным вопросом является действительная необходимость проведения такой служебной проверки. Дело в том, что организация и проведение служебных проверок — это достаточно ресурсоемкий для работодателя процесс. Поэтому если нет четкого понимания необходимости, целей и возможных конечных результатов, то бросаться «во все тяжкие» с большой вероятностью не стоит.

Служебная проверка является важным элементом системы управления инцидентами в организации. Специфика ее в том, что предметом как правило является дисциплинарные проступки работников этой же организации.

Если инцидент не связан напрямую с работником, а касается, например, противоправных действий третьих лиц или правонарушений со стороны различных категорий служащих, то речь может идти уже об административном правонарушении, преступлении или иных специальных видах правонарушений, порядок рассмотрения и расследования которых предполагает участие специальных субъектов и строго определен действующим законодательством: уголовным, административным, законодательством о государственной гражданской службе, воинскими уставами и внутренними нормативными документами государственных органов исполнительной власти.

Если инцидент связан с нарушением требований договора одной из сторон гражданских правоотношений, то его разрешение — с применением норм гражданского и арбитражного законодательства.

Может, договоримся?

Наиболее интересными в контексте статьи является инциденты, имеющие место в организациях (в основном коммерческих) и связанные с участием работников, которые требуют проведения служебной проверки. Ключевой момент здесь заключается в том, что если работодатель и работник в состоянии договориться и разрешить любой возникающий между ними вопрос самостоятельно, то проведение служебной проверки не требуется априори, более того, это лучший вариант развития событий для обеих сторон, прямо предусмотренный законом.

Многие положения трудового законодательства имеют диапозитивный характер, а само государственное регулирование трудовых отношений имеет ярко выраженную направленность на равноправие, взаимное уважение и учет интересов обеих сторон. Часто в целях управления взаимоотношениями между работником и работодателем последнему достаточно грамотно использовать систему необязательных поощрений (премий).

Другое дело, когда работник и работодатель не имеют возможности самостоятельно разрешить возникшие вопросы. Тогда их арбитром и конечной инстанцией будет суд, именно он является адресатом всех тех задокументированных положений и утверждений, на которые стороны будут ссылаться, доказывая свою точку зрения.

Итак, рассмотрим подробнее ключевые этапы подготовки и проведения служебной проверки в обычной (коммерческой) организации и некоторые ошибки, их сопровождающие.

Подготовка

Исходное положение, на которое необходимо ориентироваться при подготовке и организации процесса, следующее: самостоятельное разрешение проблемы сторонами в силу каких-либо причин невозможно. В общем, рассматриваемом случае сторонами (участниками) процесса являются работодатель и работник, а конечной инстанцией, рассматривающей спор, будет суд.

Нормативно закрепленного порядка проведения служебных проверок, перечня необходимых документов и требований к их содержанию, а равно и специальных требований, которыми надлежит руководствоваться судам, нет.

Рассмотрим оды из успешно применяемых на практике примеров организации и проведения служебных проверок по тем инцидентам, которые образуют составы дисциплинарных проступков. Остальные инциденты, в том числе связанные с внешними воздействиями, безусловно, подлежат рассмотрению, но полноценный механизм служебных проверок для нас видится избыточным, по меньшей мере, потому, что использован его результатов сильно ограничено соответствующими процессуальными нормами.

Типовая ситуация: работодатель обладает информационными ресурсами, некоторые из которых предоставляет работникам для выполнения трудовых функций, и имеет потребность и возможности контролировать режим их использования; работник использует предоставленные ему ресурсы в соответствии с установленными правилами в цепях выполнения своей трудовой функции. Какие вопросы и как должны быть урегулированы в таком случае? Пойдем по порядку.

Урегулирование вопросов

• Отражение в трудовых договорах положения о допустимом использовании и праве работодателя контролировать этот порядок использования (в том числе с помощью специальных аппаратно-программных средств). Это могут быть нормы в части обеспечения режима коммерческой тайны, выполнения требований политик информационной безопасности и др.;
• Отражение в должностных инструкциях работников конкретных положений о порядке использования ресурсов работодателя, запретах и ограничениях;
• Отражение ключевых положений допустимого использования в правилах внутреннего трудового распорядка;
• Хорошей практикой является описание порядка организации и проведения служебных проверок во внутренних нормативных документах (например, в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельным документом);
• Наделение полномочиями (обязанностями) контроля выделенного работника или подразделения (подразделения безопасности, например), с отражением этих полномочий в должностных инструкциях работников;
• Доведение указанных документов до сведения всех работников, например, под роспись;
• Развертывание, ввод в действие и надлежащая эксплуатация средств и систем контроля.

Следует обратить внимание, что какая-либо сертификация или аттестация в целях организации и проведения служебных проверок нормативными документами не установлена. Использование свободно распространяемых программных продуктов вполне допустимо.

Отдельное внимание следует обратить на массу спорных вопросов в части возможного нарушения конституционных прав граждан на тайну переписки при осуществлении контроля использования работниками работодателя.

Служебная проверка: Процесс

Инцидент случился, установлены предварительные факты. С этого момента начинается течение сроков, отведенных на его проверку и вынесение решения (о применении или неприменении взыскания, например). Общий срок, установленный Трудовым кодексом на применение дисциплинарною взыскания к работнику, — до месяца со дня обнаружения проступка. Время болезни, отпуска, командировки не учитывается. Руководствуясь этим, целесообразно организовать проведение проверки достаточно оперативно, обычно в 5-7-дневный срок.

Служебная проверка имеет следующий порядок:

• Выявление и фиксация факта инцидента (события);

Результатом этого этапа может являться докладная (служебная) записка или акт, отражающий факт нарушения и всю относящуюся к нему информацию, такую как: дата, время, описание события, реквизиты использованных учетных записей, если инцидент касается информационных ресурсов, и др. Сюда же прикладываются первичные свидетельства события нарушения: фрагменты журналов регистрации событий, снимки экрана, акты осмотра помещений или средств вычислительной техники, копии документов и т.п.

Причем не все подряд, а только то, что позволяет выделить в событии признаки нарушения установленных требований (признаки инцидента). Речь пока только о событии нарушения и его признаках, а не о дисциплинарном проступке. Например, при физическом отсутствии работника на контролируемой территории или подключения к конечной системе запрещенного устройства.

• Принятие руководством организации решения о проведении проверки;

В результате может появиться приказ (распоряжение) о проведении служебной проверки по данному факту. В приказе целесообразно указать персональный состав комиссий и сроки проведения проверки. С целью всестороннего и объективного рассмотрения материалов видится правильным включать в состав такой комиссии представителей подразделений безопасности (в том числе информационной), кадров, юристов, а также в отдельных случаях специалистов профильных подразделений.

• Доведение приказа (распоряжения) до сведения работника, в отношении которого проводится проверка;
• Запрос и получение объяснений от работников, причастных к событию;

Запрос при этом должен быть оформлен письменно и содержать перечень вопросов, на которые работник должен ответить по существу. В случае отказа работника от предоставления объяснений должен быть составлен соответствующий акт и приложен к материалам дела.

Далее

• Проведение проверки;

Проведение мероприятий по выявление дополнительных признаков инцидентов, изучение документов, установление причин и условий произошедшего, причастных лиц и степени их вины. Формирование акта по результатам проверки. При фиксации процесса и результатов служебной проверки в акте настоятельно рекомендуется ссылаться на положения внутренних нормативных документов (в том числе трудовых договоров и должностных инструкций), а также прикладывать к акту их копии.

• Доведение содержания акта до сведения работника, в отношении которого проводилась служебная проверка, в целях реализации его права на обращение, например, в комиссию по трудовым спорам работодателя;
• Издание и доведение до сведения работника приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Это исключительно прерогатива руководства организации. Виды дисциплинарных взысканий строго ограничены законодательством: это может быть замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям. Причем руководство не имеет установленной законом обязанности в части применения дисциплинарных взысканий, поэтому (и так часто бывает в практике) взыскания может и не быть. Часто сам факт служебной проверки является достаточным наказанием для работника.

На этом служебная проверка обычно заканчивается.

Распространенные ошибки

Давайте также ознакомимся с самыми распространенными ошибками, которые допускаются до и при проведении служебных проверок. Итак:

• Принятие решений или совершение каких-либо действий в отношении работника, не имея на то достаточных оснований, в надежде урегулировать (узаконить) их последующей служебной проверкой. Ухудшает положение работодателя в этих случаях отсутствие релевантного опыта и действующему в организации института служебных проверок;
• Размытый, неконкретный (общий) характер формулировок ограничений и запретов, зафиксированных в должностных инструкциях, что приводит к значительным трудностям доказывания их нарушения;
• Указанные документы разработаны, введены в действие в организации, но не доведены до введения работников. Таким образом, доказать, что конкретный работник нарушил отдельные требования, будет затруднительно (чаще невозможно);
• Использование средств с нарушением требований лицензионных договоров или средств, закупленных, но не введенных в эксплуатацию;
• Указание в первичных документах не факта события и его значимых характеристик, а прямое указание «заранее виновных» лиц, из состава тех, например, кому принадлежит использованные учетные записи, с соответствующими выводами;
• Принятия решения о проведении проверки не уполномоченным на это лицом. Например, заместителем директора издается приказ (распоряжение) о проведении проверки, но в выданной ему доверенности такие полномочия отсутствуют;
• Ошибкой может являться устный запрос объяснений, а также не оформление акта об отказе предоставления объяснений работником. В этом случае порядок применения дисциплинарных взысканий может оказаться нарушенным, что часто трактуется в пользу работника.

Служебная проверка: Выводы

Итак, рассмотрев нормативное регулирование и примеры практической реализации служебных проверок, мы выявили ряд существенных аспектов:

1. Институт служебных проверок далеко не универсальный и при этом достаточно затратный инструмент, который, несмотря на отсутствие установленных законом процедур, требует определенной подготовки и аккуратности в применении;
2. Это единственный законный способ привлечения работника к ответственности в рамках трудового законодательства;
3. Основными участниками служебной проверки является две стороны — работник и работодатель, а сроки ограничены одним месяцем с момента обнаружения проступка;
4. Конечным адресатом документов, которые формируются в процессе проведения служебной проверки, является суд. Документы будут являться основным, главным и часто единственным значимым доказательством при рассмотрении судами дел этой категории;
5. В рамках служебных проверок имеет смысл рассматривать лишь небольшой объем инцидентов. На практике подавляющее большинство инцидентов рассматриваются (расследуются) гораздо белее оперативными и менее формализованными процедурами. Так, например, вряд ли имеет смысл проводить служебную проверку по каждому факту срабатывания одного или некоторых средств зашиты или корреляционных правил систем управления событиями, что, однако, не отменяет обязанности ответственных работников оперативно и детально разбираться в происходящем и объективно оценивать степень риска.

Залогом успеха в любом случае будет разумный баланс в применении всех доступных инструментов.

Если же вас интересуют охранные услуги в Киеве / Киевской области / Украине, то хотели бы предложить вам сотрудничество с нашей компанией. Демпинговые цены не предлагаем, но гарантируем честное соотношение цены и качества.

Телефоны (круглосуточно):

(044) 360-65-74, (067) 440-90-07, (063) 787-08-78, (066) 213-35-65.

Либо воспользуйтесь чатом с менеджером или формой обратной связи и мы вам перезвоним.

С уважением, ваша охранная компания.