Службова перевірка

В даній темі пропоную розібратися в тому, що собою представляє службова перевірка та чи завжди вона потрібна.

Зміст статті:

1. Управління інцидентами;
2. Може, домовимося?
3. Підготовка;
4. Врегулювання питань;
5. Процес;
6. Поширені помилки;
7. Висновки.

Управління інцидентами

Строго кажучи, термін «службова перевірка» належить до сфери державної цивільної служби. Терміни «внутрішня перевірка», «службове розслідування» та інші подібні нормативно в трудовому або суміжному законодавстві не закріплені. Тим не менш, термін активно використовується. Формалізуємо його для уніфікації розуміння та подальшого використання, спираючись на відповідний термін з області державної цивільної служби.

Під службовою перевіркою будемо розуміти сукупність заходів, що проводяться представниками роботодавця в цілях своєчасного, всебічного, повного і об’єктивного вивчення подій, що мають ознаки дисциплінарних проступків, встановлення осіб, до них причетних, ступеня їх вини, завданого або потенційного збитку.

Наступним важливим питанням є реальна необхідність проведення службової перевірки. Справа в тому, що організація і проведення службових перевірок – це досить ресурсомісткий для роботодавця процес. Тому якщо немає чіткого розуміння необхідності, цілей та можливих кінцевих результатів, то кидатися «у всі тяжкі» з великою ймовірністю не варто.

Службова перевірка є важливим елементом системи управління інцидентами в організації. Специфіка її в тому, що предметом як правило є дисциплінарні проступки працівників цієї організації.

Якщо інцидент не пов’язаний безпосередньо з працівником, а стосується, наприклад, протиправних дій третіх осіб або правопорушень з боку різних категорій службовців, то мова може йти вже про адміністративне правопорушення, злочин або інші спеціальні види правопорушень, порядок розгляду і розслідування яких передбачає участь спеціальних суб’єктів та суворо визначений чинним законодавством: кримінальним, адміністративним, законодавством про державну громадянську службу, військовими статутами та внутрішніми нормативними документами державних органів виконавчої влади.

Якщо інцидент пов’язаний з порушенням вимог договору однією зі сторін цивільних правовідносин, то його вирішення – із застосуванням норм цивільного та арбітражного законодавства.

Може, домовимося?

Найбільш цікавими в контексті статті є інциденти, що мають місце в організаціях (в основному комерційних) і пов’язані з участю працівників, які вимагають проведення службової перевірки. Ключовий момент тут полягає в тому, що якщо роботодавець і працівник можуть домовитися та вирішити питання, що виникло між ними, самостійно, то проведення службової перевірки не потрібно апріорі, більш того, це найкращий варіант розвитку подій для обох сторін, прямо передбачений законом.

Багато положень трудового законодавства мають диапозитивный характер, а саме державне регулювання трудових відносин має яскраво виражену спрямованість на рівноправність, взаємну повагу та врахування інтересів обох сторін. Часто в цілях управління взаєминами між працівником і роботодавцем останньому досить грамотно використовувати систему необов’язкових заохочень (премій).

Інша справа, коли працівник і роботодавець не мають можливості самостійно вирішити виниклі питання. Тоді їх арбітром і кінцевою інстанцією буде суд, саме він є адресатом всіх тих задокументованих положень і тверджень, на які сторони будуть посилатися, доводячи свою точку зору.

Отже, розглянемо детальніше ключові етапи підготовки і проведення службової перевірки у звичайної (комерційної) організації і деякі помилки, що їх супроводжують.

Підготовка

Вихідне положення, на яке необхідно орієнтуватися при підготовці і організації процесу, наступне: самостійне вирішення проблеми сторонами в силу яких-небудь причин неможливе. Загалом, у розглянутому випадку сторонами (учасниками) процесу є роботодавець та працівник, а кінцевою інстанцією, що розглядає спір, буде суд.

Нормативно закріпленого порядку проведення службових перевірок, переліку необхідних документів та вимог до їх змісту, а також спеціальних вимог, якими належить керуватися судам, немає.

Розглянемо оди, що успішно застосовуються на практиці у організації та проведення службових перевірок за тими інцидентами, які формують склад дисциплінарних проступків. Інші інциденти, у тому числі пов’язані із зовнішніми впливами, безумовно, підлягають розгляду, але повноцінний механізм службових перевірок для нас здається надмірним, меншою мірою, тому, що використання його результатів сильно обмежено відповідними процесуальними нормами.

Типова ситуація: роботодавець володіє інформаційними ресурсами, деякі з яких надає працівникам для виконання трудових функцій, і має потребу і можливості контролювати режим їх використання; працівник використовує надані йому ресурси у відповідності зі встановленими правилами в ланцюгах виконання своєї трудової функції. Які питання і як повинні бути врегульовані в такому випадку? Підемо по порядку.

Врегулювання питань

• Відображення в трудових договорах положення про допустиме використання та право роботодавця контролювати цей порядок використання (в тому числі з допомогою спеціальних апаратно-програмних засобів). Це можуть бути норми в частині забезпечення режиму комерційної таємниці, виконання вимог політик інформаційної безпеки та ін;
• Відображення в посадових інструкціях працівників конкретних положень про порядок використання ресурсів роботодавця, заборонах і обмеженнях;
• Відображення ключових положень допустимого використання в правилах внутрішнього трудового розпорядку;
• Хорошою практикою є опис порядку організації та проведення службових перевірок у внутрішніх нормативних документах (наприклад, у правилах внутрішнього трудового розпорядку або окремим документом);
• Наділення повноваженнями (обов’язками) контролю виділеного працівника чи підрозділу (підрозділу безпеки, наприклад), з відображенням цих повноважень у посадових інструкціях працівників;
• Доведення зазначених документів до відома всіх працівників, наприклад, під розпис;
• Розгортання, введення в дію та належна експлуатація засобів і систем контролю.

Слід звернути увагу, що будь-яка сертифікація або атестація з метою організації та проведення службових перевірок нормативними документами не встановлена. Використання вільно розповсюджуваних програмних продуктів – цілком допустимо.

Окрему увагу слід звернути на масу спірних питань в частині можливого порушення конституційних прав громадян на таємницю листування при здійсненні контролю використання працівниками роботодавця.

Службова перевірка: Процес

Інцидент стався, встановлені попередні факти. З цього моменту починається перебіг строків, відведених на його перевірку і винесення рішення (рішення про застосування або незастосування стягнення, наприклад). Загальний строк, встановлений Трудовим кодексом на застосування дисциплінарного стягнення до працівника становить до місяця з дня виявлення проступку. Час хвороби, відпустки, відрядження не враховується. Керуючись цим, доцільно організувати проведення перевірки досить оперативно, зазвичай у 5-7-денний термін.

Службова перевірка має наступний порядок:

• Виявлення і фіксація факту інциденту (події);

Результатом цього етапу може бути доповідна (службова) записка або акт, що відображає факт порушення і всю пов’язану з ним інформацію, таку як: дата, час, опис події, реквізити використаних облікових записів, якщо інцидент стосується інформаційних ресурсів, та ін Сюди ж додаються первинні свідчення події порушення: фрагменти журналів реєстрації подій, знімки екрану, акти огляду приміщень чи засобів обчислювальної техніки, копії документів тощо

Причому не все підряд, а тільки те, що дозволяє виділити у події ознаки порушення встановлених вимог (ознаки інциденту). Йдеться поки лише про подію порушення та її ознаки, а не про дисциплінарний проступок. Наприклад, при фізичній відсутності працівника на контрольованій території або підключення до кінцевої системи забороненого пристрою.

• Прийняття керівництвом організації рішення про проведення перевірки;

В результаті може з’явитися наказ (розпорядження) про проведення службової перевірки за даним фактом. У наказі доцільно вказати персональний склад комісій та терміни проведення перевірки. З метою всебічного та об’єктивного розгляду матеріалів вбачається правильним включати до складу такої комісії представників підрозділів безпеки (в тому числі інформаційної), кадрів, юристів, а також в окремих випадках фахівців профільних підрозділів.

• Доведення наказу (розпорядження) до відома працівника, у відношенні якого проводиться перевірка;
• Запит та одержання пояснень від працівників, причетних до події;

Запит при цьому повинен бути оформлений письмово і містити перелік питань, на які працівник повинен відповісти по суті. У разі відмови працівника від надання пояснень має бути складений відповідний акт і доданий до матеріалів справи.

Далі

• Проведення перевірки;

Проведення заходів щодо виявлення додаткових ознак інцидентів, вивчення документів, встановлення причин і умов події, причетних осіб та ступеня їх вини. Формування акту за результатами перевірки. При фіксації процесу та результатів службової перевірки в акті настійно рекомендується посилатися на положення внутрішніх нормативних документів (у тому числі трудових договорів, посадових інструкцій), а також прикладати до акта їх копії.

• Доведення змісту акта до відома працівника, стосовно якого проводилася службова перевірка, в цілях реалізації його права на звернення, наприклад, до комісії по трудових спорах роботодавця;
• Видання та доведення до відома працівника наказу про застосування дисциплінарного стягнення.

Це виключно прерогатива керівництва організації. Види дисциплінарних стягнень суворо обмежені законодавством: це можуть бути зауваження, догана або звільнення по відповідним підставам. Причому керівництво не має встановлених законом обов’язків в частині застосування дисциплінарних стягнень, тому (і так часто буває на практиці) стягнення може і не бути. Часто сам факт службової перевірки є достатнім покаранням для працівника.

На цьому службова перевірка зазвичай закінчується.

Поширені помилки

Давайте також ознайомимося з найпоширенішими помилками, які допускаються до і під час проведення службових перевірок. Отже:

• Прийняття рішень чи вчинення будь-яких дій щодо працівника, не маючи на те достатніх підстав, в надії врегулювати (узаконити) їх подальшою службовою перевіркою. Погіршує становище роботодавця у цих випадках відсутність релевантного досвіду та відсутність в організації інституту службових перевірок;
• Розмитий, неконкретний (загальний) характер формулювань обмежень і заборон, зафіксованих у посадових інструкціях, що призводить до значних труднощів доказування їх порушення;
• Зазначені документи розроблені, введені в дію в організації, але не доведені до працівників. Таким чином, довести, що конкретний працівник порушив окремі вимоги, буде важко (частіше неможливо);
• Використання коштів з порушенням вимог ліцензійних договорів або засобів, придбаних, але не введених в експлуатацію;
• Вказівка в первинних документах не факту події і його значущих характеристик, а пряма вказівка «заздалегідь винних» осіб, із складу тих, наприклад, кому належать використані облікові записи, з відповідними висновками;
• Прийняття рішення про проведення перевірки не уповноваженою на це особою. Наприклад, заступником директора видається наказ (розпорядження) про проведення перевірки, але у виданій йому довіреності відсутні такі повноваження;
• Помилкою може бути усний запит пояснень, а також не оформлення акта про відмову від надання пояснень працівником. У цьому випадку порядок застосування дисциплінарних стягнень може виявитися порушеним, що часто трактується на користь працівника.

Службова перевірка: Висновки

Отже, розглянувши нормативне регулювання та приклади практичної реалізації службових перевірок, ми виявили ряд суттєвих аспектів:

1. Інститут службових перевірок далеко не універсальний і при цьому досить витратний інструмент, який, незважаючи на відсутність встановлених законом процедур, вимагає певної підготовки і акуратності в застосуванні;
2. Це єдиний законний спосіб залучення працівника до відповідальності в рамках трудового законодавства;
3. Основними учасниками службової перевірки є дві сторони – працівник і роботодавець, а терміни обмежені одним місяцем з моменту виявлення проступку;
4. Кінцевим адресатом документів, які формуються в процесі проведення службової перевірки, є суд. Документи будуть основним, головним і часто єдиним значущим доказом при розгляді судами справ цієї категорії;
5. В рамках службових перевірок має сенс розглядати лише невеликий обсяг інцидентів. На практиці переважна більшість інцидентів розглядаються (розслідуються) набагато більш оперативними і менш формалізованими процедурами. Так, наприклад, навряд чи має сенс проводити службову перевірку по кожному факту спрацьовування одного або деяких засобів захисту або кореляційних правил систем управління подіями, що, однак, не скасовує обов’язки відповідальних працівників оперативно і детально розбиратися в ситуації і об’єктивно оцінювати ступінь ризику.

Запорукою успіху в будь-якому випадку буде розумний баланс у застосуванні всіх доступних інструментів.

Якщо ж вас цікавлять охоронні послуги в Києві / Київській області / Україні, то хотіли б запропонувати вам співпрацю з нашою компанією. Демпінгові ціни не пропонуємо, але гарантуємо чесне співвідношення ціни та якості.

Телефони (цілодобово):

(044) 360-65-74, (067) 440-90-07, (063) 787-08-78, (066) 213-35-65.

Чи скористайтесь чатом з нашим менеджером або формою зворотного зв’язку і ми вам передзвонимо.

З повагою, ваша охоронна компанія.